Как правильно использовать копии документов. Совет юриста

Специально для рубрики «Страж права» нюансы в использования pdf-копий первичных учетных документов объясняет постоянный эксперт портала Newgrodno.by юрист Сергей Белявский. В конце публикации — видеоконсультация по теме.

Может ли мой контрагент ставить факсимиле на договоре и высылать мне его в PDF. Могу ли я ставить свою отсканированную подпись в PDF и направлять ему такие договоры?

Если я ставлю собственноручно подпись, сканирую, и отправляю договор и акт контрагенту, приемлемо ли такое?

Какой порядок должен быть соблюден

Пунктом 1 статьи 161 Гражданского кодекса Республики Беларусь установлено, что сделка в простой письменной форме должна быть совершена путем составления текстового документа. При этом включая документ в электронном виде (в том числе электронный документ), выражающего ее содержание, который подписан лицом или лицами, совершающими сделку. Либо должным образом уполномоченными ими лицами собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что соответствующий текстовый документ подписан лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронная цифровая подпись или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующих лица или лиц), и не противоречит законодательству и соглашению сторон.

В тему: Соотношение свободы договора и его ничтожности

Какие можно сделать выводы

На основании приведенных норм статьи можно сделать вывод, что все вышеприведенные примеры могут применяться участниками гражданско-правовых отношений с учетом следующего:

• документ должен быть подписан лицом, совершающим сделку либо уполномоченным на это должным образом;
• выбранный способ подписания позволяет достоверно установить, что документ подписан лицом, указанным в предыдущем абзаце (точность воспроизведения подписи лица);
• сторонами согласован способ подписания (оговорка в договоре, контракте, акте) либо согласование отсутствует и применяются нормы законодательства;
• способ подписания не противоречит законодательству (порядок подписания конкретного документа прописан в нормативном акте).

К примеру, уполномоченное должным образом на проставление факсимиле с подписью директора лицо подписывает договор поставки таким образом, сканирует документ и отправляет отсканированный вариант по электронной почте. В свою очередь, контрагент подписывает собственноручно распечатанный договор поставки. Документ будет признан подписанным, если у второй стороны не возникнет сомнения в том, что проставленное факсимиле выражает волю лица, чья подпись воспроизведена, а также если в договоре не будет указано, что договор признается заключенным после подписания его сторонами, скрепления печатью либо обмена оригиналами документов.

Обращаем внимание, что нормы ст. 161 Гражданского кодекса Республики Беларусь регламентирует порядок совершения сделки, соответственно первичные учетные документы должны быть подписаны собственноручно уполномоченным лицом.

В тему: В каких случаях акт имеет силу, если его подписала лишь одна сторона?

Заключение

Таким образом, участникам гражданско-правовых отношений при выборе способа подписания документов следует учитывать возможную необходимость доказывания факта, что проставленная контрагентом не собственноручно подпись выражает его волю на совершение сделки, при возникновении спора.

Для успешного доказывания следует озаботиться указанием в договоре на такую возможность, а также использовать для направления документов e-mail, прямо указанный в договоре. Так доказать действительность таких документов будет проще.

Данные требования применимы к внутриреспубликанским так и к внешнеэкономическим сделкам. При этом, в последних такие вопросы появляются часто.

Сергей Белявский в соавторстве с юристом Ольгой Карпович.

Больше консультаций в авторском Youtube-канале Сергея Белявского.

Перепечатка любых материалов портала Newgrodno.by (фото, видео, текст, другой фрагмент публикации) запрещена без письменного разрешения редакции. Обращаться по адресу info@newgrodno.by.